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Outsourcing: 4 Vorteile und 4 Fehler, die Du unbedingt beachten solltest

Kaufmann im Anzug präsentiert den Begriff Outsourcing

Outsourcing kann eine kurzfristige oder auch langfristige Strategie sein. Neben Potenzialen für Dein Unternehmen kann diese jedoch auch Risiken bergen.

Vielleicht hast Du schon einmal etwas von Outsourcing gehört und dass dies durchaus nützlich für Dich sein kann. Doch was bedeutet Outsourcing eigentlich genau? Und welche Fallstricke können sich dabei ergeben? Denn wie bei allen Dingen: Es gibt immer zwei Seiten einer Medaille. Im Folgenden möchte ich Dir kurz erklären, was Outsourcing bedeutet, wann es sinnvoll ist, warum es zu Deinem Erfolg beitragen kann und was es zu beachten gibt. 

Was bedeutet Outsourcing?

Outsourcing ist das Auslagern von Aufgaben, Projekten oder Prozessen an Dritte. Dies ist nicht nur für große Unternehmen interessant. Denn neben Prozessen, wie z.B. IT-Service, können Unternehmer, Einzelunternehmer oder Start-Ups kleinere Aufgaben ebenfalls abgeben. Diese profitieren besonders von dieser Auslagerungs-Strategie. Ebenso ist Outsourcing für kleine Unternehmer aufgrund von steigender Komplexität sinnvoll. Denn Marketing-Themen, vor allem im Online-Business, oder Bürodienstleistungen werden immer zeitaufwendiger.

Folgendes Video von simpleclub erklärt Outsourcing auf kurze und amüsante Weise:

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Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Natürlich stellt sich dabei die Frage, wann Outsourcing sinnvoll ist. Einzelunternehmer und Gründer stehen oft ganz schnell vor vielen Aufgaben, die nichts mit Ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Outsourcing kann dann Freiräume schaffen. Darüber hinaus gibt es viele Kleinunternehmer oder Existenzgründer, die sich (noch) keine eigenen Mitarbeiter leisten können. Hier lohnt es sich, wenn außenstehende Unternehmen vorübergehend bzw. bei Bedarf einspringen oder einzelne Aufgaben dauerhaft übernehmen. Ein anderer Grund kann mangelndes Know-how sein. Qualifizierte Auftragnehmer können Aufgaben effizienter und effektiver umsetzen. 

Vorteile von Outsourcing: 4 wesentliche Vorteile: 

  • Kapazität: Durch Schaffung von Kapazitäten kann man andere Geschäftsfelder und Projekte fokussiert bearbeitet und saisonbedingte / kurzfristige Auftragsspitzen gut bewältigen.
  • Kostenersparnis: Externe Mitarbeiter können Aufgaben oft effektiver und effizienter Umsetzung. Dies spart Ressourcen und Kosten. So besteht die Möglichkeit der Fixkosten-Reduzierung, da Leistungen nur bei Bedarf oder vorübergehend abrufbar sind.
  • Know-how: Experten-Know-how kann die Wirkung von Maßnahmen (z.B. Marketing) erhöhen. Das Wissen ist dabei sofort greifbar und das Unternehmen muss dieses nicht langwierig aufbauen. 
  • Haftung: Beim Outsourcing ergibt sich eine Verlagerung der Haftung. Der Dienstleister / Auftragnehmer muss für seine Aufgaben die entsprechende Verantwortung und Sorgfalt übernehmen.

Warum Outsourcing insgesamt Erfolg bedeuten kann

Die Antwort ist ganz simpel. Beispielsweise ist ein Einzelunternehmer in erster Linie alleine für alles zuständig. Dadurch kann er schnell an seine Grenzen stoßen. Dieser kann durch die gewonnenen Kapazitäten mehr Aufträge annehmen und damit Umsätze steigern. Das Outsourcen von Recherche- und organisatorischen Aufgaben kann damit für das geschäftliche Wachstum sorgen. Dies gilt gerade dann, wenn der Verdienst in der eingesparten Zeit höher ist als die Kosten für das Outsourcing. 

Die Digitalisierung und die Onlinewelt stellt viele Unternehmer noch vor Herausforderungen. Themen, wie  Contenterstellung (Erstellung von Inhalten und Texten oder Video- und Bildmaterial), erfordern ein gewisses Talent und zeitliche Verpflichtung. Außerdem werden Video-Inhalte zunehmend wichtiger. Die Einarbeitung in die Materie und das notwendige Equipment enden in zusätzlichen Investitionskosten. Sourct man also z.B. die Videoerstellung und -bearbeitung aus, spart man nicht nur Zeit und Geld, sondern erzielt auch professionellere Ergebnisse

Was beim Outsourcing zu beachten ist

Neben den Vorteilen, die das Outsourcing bietet, kann Outsourcing ebenfalls Nachteile mit sich bringen. Deshalb sollten einige Punkte vorab beachtet werden:  

Kernkompetenzen sollten nicht outgesourct werden

Unternehmen sollten nur Aufgaben auslagern, die nicht in den eigenen Schlüsselkompetenzen liegen. Werden Kernthemen an Dritte abgegeben, besteht die Gefahr der Abhängigkeit. Wissensverluste sollte man stets vermeiden. Nicht zu vernachlässigen ist die Weitergabe von Betriebsgeheimnissen sowie internes Wissen. Diese Punkte sollten klar in den Verträgen geregelt sein.   

Schaffung von internem Know-how:

Was Vorteil sein kann, kann zum Nachteil werden. Das von Externen genutzte Know-how bleibt extern liegen und wird eben nicht firmenintern aufgebaut. Dies ist gerade dann interessant, wenn das Unternehmen wächst und irgendwann die nötigen Mittel für eigene Abteilungen / Mitarbeiter vorliegen.

Tipp: Einige Dienstleister und Auftragnehmer bieten sowohl als auch an. Zur Schaffung der eigenen Kompetenzen können Schulungen durch die Externen hilfreich sein. So können die Experten Wissen an die Hand geben.  

Kommunikation ist beim Outsorcing das A&O

Das Outsourcing erfordert einen gewissen Kommunikations- und Koordinationsaufwand. Ist dieser nicht ausreichend, kommt es schnell zu Missverständnissen. Dies kann Geld kosten. Auftraggeber sollten beim Outsourcing immer eigene Zeiten für die Kommunikation und das Briefing einplanen. Je effektiver und genauer kommuniziert wird, desto lohnender wird die Auslagerung.

Tipp: Outsourcing sollte nie einfach ein reines Abgeben von Aufgaben sein, es sollte sich hierbei um eine Zusammenarbeit der beteiligten Personen handeln. Ein aktiver Austausch ist hierbei stets gefragt. Feedback oder Kritikpunkte sollte man umgehend mitteilen und nicht erst mit Rechnungsstellung diskutieren.  

Rechtliche Themen

Disclaimer: Hierbei handelt sich sich nicht um eine Rechtsberatung, sondern nur um Informationen allgemeiner Art. Für eine genaue und auf den Einzelfall zutreffende Beratung kontaktiere bitte einen Rechtsanwalt.

Rechtliche Themen sind ebenso zu beachten, damit in den Bereichen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts keine Fehler passieren. Denn wer meint, er kann einzelne Mitarbeiter „outsourcen“, um so Beiträge an die Rentenkasse zu sparen, liegt falsch (s. auch Scheinselbstständigkeit bei Wikipedia). Ein Externer ist kein weisungsgebundener Mitarbeiter! Er trägt ein eigenes unternehmerisches Risiko und kann zudem jederzeit Subunternehmer einsetzen.

Des Weiteren ist der Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Manche Aufgaben beinhalten das Handling von Daten Dritter, z.B. bei Datenerfassung.

Hinweis: Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, sollte der Auftraggeber zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.  

Fazit:

Bevor das Outsourcing beginnt, sollten Unternehmer Vor- und Nachteile genau bedenken. Auch sollten Dienstleister mit Blick in die Zukunft ausgewählt werden. Es hat durchaus Sinn, direkt zu Beginn zu regeln, inwieweit Know-how und die vom Dienstleister verwendeten Daten (z.B. offene Daten bei Bildgestaltung etc.) später dem Unternehmen überlassen werden können. Wer also gut überlegt outsourct, kann die enormen Vorteile für sich nutzen und langfristig davon profitieren.

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