info@kristinagolla.de
Leitzordner-Haufen, Arm hebt Akte mit Aufschrift "Help File" hoch

Ach Du Schreck, die Ablage ist noch nicht Weg!

Ist Ablage für Dich auch ein Schreckenswort? Wer an Ablage-Prokrastination leidet kennt es gut. Die Ablage stapelt sich. Wenn man sich dann endlich dazu überwindet, abzulegen, nimmt es unglaublich viel Zeit in Anspruch. Dies fördert jedoch nur die negative Assoziation zum Papierstapel. Doch das muss nicht sein. Nach über 10 Jahren Berufserfahrung als Assistenz habe ich das ein oder andere über die liebe gute Ablage gelernt.

Effizientes Ablagesysteme – So kannst du effektiv in 3 Stufen deine Ablage managen

Das Geheimnis liegt in einem Ablagesystem. Die Fachliteratur empfiehlt für eine effiziente Ablage ein System aus drei Stufen. Dieses lässt sich meiner Meinung nach mithilfe von Ablagefächern oder Mappen gut managen. Bei diesem System wird unterschieden zwischen „sofort zu erledigen“, „Wiedervorlage“ und „Ablage“[1]. Auch aus meiner Erfahrung kann ich dieses Vorgehen nur empfehlen:

  1. Sofort zu erledigen: Überlege Dir immer, ob Du eine Sache sofort umsetzen kannst oder erst später. Erledige Vorgänge, wenn möglich, sofort. Zu schnell legt man einen Vorgang beiseite und verschiebt es auf später. Doch hierbei besteht die Gefahr, dass die To-Do-Ablage immer größer wird. Dadurch wird aber die Abarbeitung des Stapels immer langwieriger und unangenehmer.

  2. Wiedervorlage: Nicht alles lässt sich sofort umsetzen. Für manche Dinge muss man mehr Zeit einplanen oder benötigt noch eine Rückmeldung. Deshalb setzt Du diese Vorgänge auf Wiedervorlage (also ein offener Vorgang, den Du Dir zu einem späteren Zeitpunkt wieder vorlegst). Hierzu kannst Du verschiedene Systeme nutzen:
    • Lege Dir Aufgaben in Outlook, Trello oder einem anderen Tool an.
    • Notiere Dir die Wiedervorlage als Termin oder Frist.
    • Trage Sie Dir händisch in Deinen Kalender / Planer ein

Tipps:

  • Notiere Dir eine Art Vorfrist für die Wiedervorlage bzw. stelle einen „Reminder“, zum Beispiel eine Woche vorher. So hast Du noch genügend Zeit, um notwendige Informationen einzuholen.
  • Geht es um eine Aufgabe, die mehr Zeit beansprucht, setze Dir einen Termin mit festen Uhrzeiten. Dann hast Du bereits Zeit für die Bearbeitung geblockt.
  1. Ablage: Nicht jedes Dokument beinhaltet noch eine Bearbeitung oder der Vorgang ist bereits erledigt. Dann lege diese Sache sofort ab! Hefte es direkt in Deinen Ordner und / oder scanne es gleich ein bzw. speichere es an dem richtigen Ort ab. Denn das Weglegen und wieder Heraussuchen und später ablegen kosten Dich nur mehr Zeit und mehr Handgriffe.

[1] May, Sibylle: Praxishandbuch Chefentlastung Der Leitfaden für effizientes Zeitmanagement, Selbstmanagement und Informationsmanagement im Office,  2. Auflage, Springer Fachmedien Wiesbaden 2005, S. 23

Tipp:

Außerdem sollten Aufgaben, die nicht selbst erledigt werden, sofort weitergegeben werden. Dass sorgt auch dafür, dass eine Aufgabe nicht bei einer Person untergeht und bei der anderen nie ankommt.

Meine 7 Tipps für Deine optimale elektronische Ablage

Als virtuelle Assistenz ist natürlich vor allem auch die digitale Ablage interessant. Auch hierfür sollte, wie bei der Papierablage ein Ordnungssystem geschaffen  werden. Deshalb hab ich meine 7 Tipps für Dich:

  1. Ordnerstruktur: Überlege Dir eine sinnvolle Ordnerstruktur, die Dir die Ablage und vor allem die spätere Suche nach Dokumenten erleichtert. Lege dir Über- und Unterordner an, die sinnvoll und nachvollziehbar sind, z. B.:Bild Ordner Kunde - Unterordner Kund A - Unterunterordner 01_Vertraege, 02_Stammdaten etc.
  2. Nummerierung: Eine konstante Nummerierung von bestimmten Ordnern sorgt für eine übersichtliche und gleichbleibende Struktur. Im obigen Beispiel sind Verträge immer im Ordner „01“ zu finden. So kann das Gehirn mit Mustern arbeiten und sich schneller zurechtfinden.

  3. Nicht zu viele Unterordner: Zu viele Unterordner zerstören die Übersichtlichkeit. Zudem hat es wenig Sinn, wenn man sich erst 5 Minuten durchklicken muss, bevor man an sein Dokument gelangt.

  4. Dokumentenbezeichnung: Es empfiehlt sich die Dokumente immer in einer gleichen Struktur abzulegen (z. B. JJMMTT_Kunde_Dokumentenbezeichnung: 191107_KundeA_Bericht1). Gerade dann, wenn mehrere Personen auf Dateien zugreifen oder ablegen, erleichtert dies den Ablagewust und die Dokumente lassen sich wesentlich leichter finden.

  5. Archivordner: Lege Dir einen übergeordneten Archivordner an. So kannst du beendete Projekte dorthin verschieben. Infolgedessen hast Du dann immer die laufenden Projekte im Blick
    Archiv-Ordner als übergeordneter Ordner - darunter kommt dann die Ordnerstruktur Kunden - Kunde A - 01_Vertraege etc.

  6. Back-Ups: Natürlich gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen auch für die elektronische Ablage und bestimmten E-Mail-Verkehr. Deshalb ist es bei der Sicherung Deiner Daten und der Erstellung eines Backups wichtig, dass die Daten an physisch getrennten Orten aufbewahrt werden. Diese sollten durch ein Passwort geschützt sein bzw. verschlüsselt werden.
  7. Download-Ordner: Der Download-Ordner ist keine Ablagefläche. Manchmal haben Downloads keine nachvollziehbare Bezeichnung, selten wird die Bezeichnung mit der eigenen Struktur übereinstimmen. Bleiben zu viele Dokumenten im Download-Ordner wird es schnell unübersichtlich. Als weitere Folge werden Dokumente im Zweifel nochmals heruntergeladen. Tipp: Verschiebe die Datei deshalb immer direkt nach dem Download und benenne sie um.

     

Wichtiger Hinweis:

Für die Archivierung und Verwaltung von E-Mails und Daten müssen gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Diese können für bestimmte Berufsgruppen oder Bereiche auch noch einmal strenger sein (z. B. Ort der Datenspeicherung). Frage hier am besten direkt Deinen Steuerberater und Rechtsanwalt, welche rechtlichen Vorgaben Du in Deinem Bereich beachten musst. Weiterführende Informationen habe ich Dir weiter unten auch nochmals verlinkt.

Und noch ein Tipp für die Ablage und Struktur Deiner E-Mails

Für mich gibt es nichts Schlimmeres als unsortierte E-Mails im Posteingang. Ich arbeite hier gerne mit Unterordnern (z. B. Ein Unterordner pro Kunde etc.). Ebenso nutze ich für die Bearbeitung der E-Mails das 3-Stufensystem: Die, die ich sofort bearbeiten kann, bearbeite ich sofort. Andere bekommen ein Fähnchen und es wird eine Erinnerung oder Aufgabe gesetzt. Erledigte und gesendete E-Mails verschiebe ich sofort in mein Ablagesystem.

Tipp:

Mit dem Exchange-Server werden dann auch alle Unterordner synchronisiert. So bleibt das Postfach übersichtlich und ordentlich und das unabhängig, ob ich mobil oder am Laptop zugreife.

Papierablage – Gibt es die noch?

  • Die gute alte Papierablage. Und ja, es gibt sie noch. Zumindest bei mir. Denn original unterzeichnete Verträge oder per Post zugesandte Rechnungen hebe ich mir sowohl in Papierform als auch digital auf. Beachte hier auch die gesetzlichen Vorgaben zur Ablage von originalen Belegen (unten haben ich Dir noch weiterführende Informationen der Handelskammer Hamburg zu diesem Thema verlinkt).

Holzschreibtisch mit Laptop und Taschenrechnung sowie Kaffee, Zeitung und Stift

Auch hier gibt es unterschiedliche Systeme. Ich arbeite sehr gerne mit Leitzordnern und unterteile diese mit Register und Laschen. Hierbei sind Belege chronologisch sortiert und Kundenunterlagen zunächst alphabetisch nach Kundenname und dann chronologisch. Hier muss natürlich jeder seinen eigenen Stil finden. Welche Ablageformen es noch gibt, habe ich Dir hier beispielhaft zusammengefasst:

  • Ablagemappen / Unterschriftsmappen eignen sich gut, um einzelne Dokumente zu sammeln. Pro Fach wird ein Vorgang abgelegt / aufbewahrt.
  • Ablagefächer: Hier hat man die Unterlagen immer im Blick. Ein „To-Do“-Fach bleibt so im Auge und im Kopf. Diese eignen sich ebenso gut für Wiedervorlagen.
  • Hängemappen- bzw. -register: Hiermit können einzelne Aufgaben oder Fristen ordentlich sortiert werden oder dienen als übersichtliche Auftragsablage.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Deine Ablage

Für die Ablage Deiner Unterlagen muss Du bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten (z. B. HGB §§ 238, 239, 257-261; AO §§ 146 + 147; UStG § 14 b)[1]. Nachfolgend habe ich ein paar Beispiele (dies ist natürlich keine vollständige Auflistung, im Anschluss habe ich Dir noch Seiten zu weiterführenden Informationen verlinkt):

6 Jahre:

  • Empfangenen Handels- bzw. Geschäftsbriefe (dies schließt E-Mails mit ein)
  • Wiedergaben der abgesandten Geschäfts- bzw. Handelsbriefe (dies schließt E-Mails mit ein)

10 Jahre:

  • Handelsbücher, und Aufzeichnungen,
  • Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a,
  • Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
  • „sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und  sonstigen Organisationsunterlagen“,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen (beachte hier weitere gesetzliche Bestimmungen*)

Tiefere Informationen zur den Ablagepflichten und Aufbewahrungsfristen findest Du bei der Handelskammer Hamburg:

Wie sortierst Du Deine digitale und analoge Ablage? Welche Systeme nutzt Du? Welche kannst Du zusätzlich empfehlen? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

Gerne helfe ich Dir bei der Struktur und Umsetzung Deiner digitalen Ablage. Kontaktiere mich hierfür einfach und wir vereinbaren ein erstes kostenloses Kennenlerngespräch.

[1] Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr Martina: Prozessorientierte Ablage, 3. Auflage, Springer Fachmedien Wiesbaden 2014, S. 22 ff

 

Liebe Grüße

Deine virtuelle Assistentin Kristina

Falls Du Dich noch tiefer mit dem Thema befassen möchtest. Hier habe ich noch weiterführende Literatur / Informationen, die ich ebenfalls als Quelle und Inspiration für diesen Titel verwendet habe:

Schreibe einen Kommentar

[contact-form-7 404 "Not Found"]