D wie digitale Zusammenarbeit
„Wie funktioniert denn so eine digitale Zusammenarbeit überhaupt, ich kann mir das gar nicht vorstellen?“ – „Wie läuft denn sowas ab?“ – Diese Fragen begegnen mir immer wieder. Deshalb möchte ich einen kurzen Einblick geben, wie so eine Zusammenarbeit ablaufen kann und Euch die wichtigsten Tools einmal vorstellen.
Was bedeutet Remote & Co. eigentlich?
Hast Du Dich schon einmal gefragt, was Remote, vor allem im Zusammenhang mit Remote arbeiten oder Remote Teams bedeutet? Zunächst möchte ich Dir einen kurzen Überblick über die gängigen Begriffe geben:
- Remote: Kommt aus der englischen Sprache und bedeutet übersetzt „entfernt“, „fern“. Im Sinne der Remote Arbeit verstehen wir eine Arbeit aus der Ferne. D.h. ich greife z. B. vom HomeOffice oder der Geschäftsreise auf ein entferntes System / Computer zu. Dies ist wichtig für eine digitale / virtuelle Zusammenarbeit.
- Remote Teams sind somit Teams, die nicht direkt im Büro, sondern in der Ferne sitzen. Dies könnte sogar weltweit sein.
- Arbeitswelt 4.0: Bezieht sich auf die wandelnde und bereits bestehende Arbeitswelt in Bezug auf die Digitalisierung.
- Digitales Arbeiten: Bedeutet, dass ich für meine Arbeit nur einen Laptop, ein Smartphone etc. benötige. Und so von überall aus, also ortsunabhängig, arbeiten kann.
- Digitale Nomaden: Hast Du auch sicherlich schon einmal gehört? Dies sind Menschen, die von überall auf der Welt aus digital arbeiten können. Sie benötigen keinen festen Arbeitsplatz und ziehen oft von Land zu Land (deshalb Nomaden).
Aber wie funktioniert so eine digitale Zusammenarbeit denn jetzt?
Nicht jede digitale / virtuelle Zusammenarbeit läuft gleich ab. Ich kann nur meine eigenen Erfahrungen wiedergeben. Lass es mich aber anhand eines Beispiels aufzeigen:
Ute organisiert regelmäßig Workshops, zu denen sich die Teilnehmer anmelden. Am Ende eines Workshops erhalten die Teilnehmer eine Teilnahmebestätigung, vorab eine Rechnung und während des Workshops Unterlagen. Ute gibt bestimmte Ordner, die auf ihrem Cloud-Server liegen, an ihre virtuelle Assistentin (VA) frei. Nun kann die VA die Dokumente direkt von ihrem Rechner (ortsunabhängig) bearbeiten. Sie kann die Teilnehmer einsehen und die Teilnahmebescheinigungen erstellen. Über den Online-Zugang des Rechnungsprogramms von Ute kann die virtuelle Assistentin die Rechnungen erstellen und versenden. Die Workshop-Unterlagen bereitet sie ebenfalls vor, formatiert sie und lädt sie dann in den gemeinsamen Ordner und koordiniert den Druck mit der Druckerei. Ute muss sich also nur noch auf den Workshop und ihre fachliche Arbeit selbst konzentrieren.
Damit Du Dir noch einen besseren Eindruck machen kannst, wie so eine digitale Zusammenarbeit ablaufen kann, habe ich noch ein paar Tools für Dich erklärt.
7 nützliche Tools für die digitale Zusammenarbeit
Die folgenden Tools nutze ich zum Großteil regelmäßig selbst, andere werden von KollegInnen genutzt:
- Trello: Mit Trello kannst Du super Deine eigenen und gemeinsamen Projekte organisieren. Hier erstellst Du ein sogenanntes Board. Zu diesem Board kannst Du auch andere einladen. Alle Beteiligten erhalten Zugriff auf ein Board. Nun können unterschiedliche Karten (Kategorien / Aufgaben etc.) angelegt werden. Hierbei können Aufgaben zugewiesen, Fristen gesetzt und Dokumente hinterlegt werden. Über Trello kann dann auch die Kommunikation und der Datenaustausch erfolgen.
- Canva: Ist eigentlich ein Online-Grafiktool. Viele nutzen dieses, um Social Media Grafiken oder Flyer zu erstellen. Doch warum ist das bei den Tools für die digitale Zusammenarbeit? Weil Canva es auch ermöglicht, Ordner freizugeben und Teams anzulegen. So können Grafiken gemeinsam bearbeitet oder für den Kunden erstelle Grafiken direkt zur Verfügung gestellt werden.
- Freigegebene Ordner: Diese kennst Du nun bereits aus meinem obigen Beispiel. Sowohl OneDrive also GoogleDrive, Your Secure-Cloud oder andere Cloud-Anbieter bieten die Möglichkeit, einzelne Dateien oder ganze Ordner auch externen Personen freizugeben. In vielen Fällen ist dies sehr einfach möglich. Du arbeitest nicht mit der Cloud? Kein Problem ich kann einen gemeinsamen Ordner über OneDrive oder GoogleDrive anliegen und für Dich freigeben. So können wir leicht Dokumente austauschen und bearbeiten.
- Microsoft Teams: Ermöglicht es Teams zu erstellen. Hierbei können Teams innerhalb einer Organisation (Unternehmen) erstellt oder auch Gastzugänge eingerichtet werden. Zugegeben, ist die Einrichtung nicht mit einem Klick erledigt, aber das Tool bietet gute Möglichkeiten zum Austausch (in der Kommunikation sowie Datenaustausch).
- TeamViewer: Dieses geniale Tool ermöglicht es, dass ich mich vom HomeOffice auf einen anderen Rechner aufschalten kann, so ist ein Fernzugriff (Remote-Zugriff
) möglich. - Slack: Von mir bislang noch nicht genutzt, aber ein doch häufiger verwendetes Kommunikationstool.
- Zoom: Früher gab es Skype, heute gibt es Zoom. Skype gibt es natürlich trotzdem noch. Allerdings ist meiner Erfahrung nach Zoom wesentlich gängiger. Darüber lassen sich einfach Videokonferenzen organisieren. So sind auch virtuelle Besprechungen einfach möglich.
Was Du bei der digitalen Zusammenarbeit noch beachten solltest
Zum Schluss möchte ich noch kurz auf ein paar Vor- und Nachteile der digitalen (Zusammenarbeit mit Selbstständigen eingehen:
Vorteile
- Du musst keinen Arbeitsplatz einrichten.
- So kannst Du auch Raumkosten sparen.
- Du musst keine Geräte (wie Laptop) zur Verfügung stellen.
- Die Zusammenarbeit ist auch für einzelne Aufgaben möglich.
- Die Zusammenarbeit ist flexibler möglich.
Nachteile
- Datenschutz ist schwieriger zu überprüfen.
Tipp: Deshalb bei Aufträgen, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben immer einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen und die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen überprüfen.
- Kommunikation ist u.U. schwieriger, da die Person nicht vor Ort ist.
Tipp: Im Vorfeld klären, zu welchen Zeiten Kommunikation stattfinden kann und wie diese genau abläuft (z. B. über Slack, E-Mails, Telefon etc.).
Hast Du noch Fragen zur digitalen Zusammenarbeit? Bist Du neugierig geworden und möchtest eine Zusammenarbeit einmal austesten? Dann hinterlasse mir gerne eine Nachricht.
Du bist Dir noch nicht sicher, ob Outsourcing das Richtige für Dich ist? Dann schaue Dir meinen Beitrag über die Vor- und Nachteile von Outsourcing an.
In Liebe
Deine Kristina