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Büroservice 2019: Wie Du heute einfach umsatzbringende Zeit gewinnst

Grauer Holzschreibtisch mit Kaffee, Block, Stift und Tablet mit Aufschrift Büroservice virtuelle Assistenz

Ein Büroservice kann Dir dazu verhelfen, mehr Zeit für Dein Kerngeschäft zu gewinnen. Jedoch steckt hinter dem Begriff mehr als Du vielleicht denkst. 

Kommt Dir das bekannt vor: Du stehst unter Strom, weil Du ein Projekt abschließen musst. Doch dann klingelt das Telefon und raubt Dir Zeit. Dringende E-Mails poppen auf, Dein Social Media Kanal liegt flach und die USt-Voranmeldung wartet auch schon wieder. Hier könnte ein Büroservice Abhilfe verschaffen. Ebenso, wenn Du im Homeoffice arbeitest und einen Konferenzraum für ein Meeting benötigst. Was der Begriff Büroservice alles beinhalten kann, für wen sich dieser eignet, wie der Büroservice von heute aussieht und wie die Abrechnungsmodalitäten sein können, erfährst Du im folgenden Artikel. 

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein Büroservice?
Für wen eignet sich ein Büroservice
Welche Aufgaben kann ein Büroservice übernehmen?
Virtuelle Assistenz – Büroservice von heute?
Was kostet ein Büroservice / was kostet eine virtuelle Assistenz?

Was ist eigentlich ein Büroservice?

Wer auf der Suche nach einem Büroservice ist, sollte vorher genau definieren, welche Art von Büroservice er sucht. Denn dieser Begriff hat mehrere Bedeutungen:

  • Bürodienstleistungen: Früher war es das klassische Schreibbüro, heute ist es wesentlich umfangreicher. Bürodienstleistungen umschließen alle Aufgaben rund ums Büro und das Büromanagement. Dies können klassische Sekretariatsaufgaben sein bis hin zum Marketing. Denn gerade digitale Bürodienstleister erkennen die Notwendigkeit von Online-Marketing und Social Media immer mehr. 

„Büro-Service oder auch Office-Service, Sekretariatsservice genannt, ist die Dienstleistung eines Unternehmens, für andere Unternehmen Büroarbeiten zu übernehmen, insbesondere typische Tätigkeiten eines Sekretärs.“ – Wikipedia

  • Telefonservice: Darüber hinaus haben sich einige Anbieter auf Telefonservice spezialisiert. Diese nehmen Deine Anrufe entgegen und vereinbaren auf Wunsch Termine. Dadurch kannst Du Dich von unnötigen Anrufen frei machen und bist für Deine Kunden stets erreichbar. Selbst wenn Du gerade auf einem Termin bist, laufen eingehende Anrufe nicht ins Leere oder auf eine Mailbox.  

  • Postfach mieten: Wenn Du keine eigene Büroadresse besitzt und aus dem Homeoffice arbeitest oder gerade im Ausland unterwegs bist, kannst Du ein Postfach mieten. Vorteil: Eine Verwaltung ist unter Umständen möglich und Du wirst über wichtige Post informiert. 

  • Büroräume / Konferenzräume mieten: Des Weiteren kann mit Büroservice das Bereitstellen von Büro- oder Konferenzräumen gemeint sein. Die Konferenzräume werden vor allem dann interessant, wenn eigene Büroräume nicht vorhanden sind oder der Kunde / Mandant nicht das chaotische Büro sehen soll. 

Für wen eignet sich ein Büroservice?

Ein Büroservice kann für alle Berufsgruppen interessant sein, ob  

  • Unternehmer, 
  • Handwerker, 
  • Versicherungsmakler, 
  • digitale Nomaden (hier eignet sich speziell ein virtueller Büroservice), 
  • Vereine, 
  • Verbände oder 
  • Privatpersonen.  

Denn die Leistungen sind so vielfältig wie die Bedürfnisse der unterschiedlichen Gruppen. Allerdings haben eins alle gemeinsam: Allgemeine Büroarbeiten. Jeder muss Papierkram wälzen oder Anrufe entgegennehmen. Ein Büroservice für Bürodienstleistungen kann entsprechend Abhilfe verschaffen. Dies rechnet sich, denn in der neu gewonnenen Zeit kannst Du wiederum wertvolle Umsätze generieren.  

Ein Büroservice bietet sich immer dann an, wenn z. B. 

  • einzelne Aufgaben dauerhaft outgesourct werden sollen, 
  • ein/e Angestellte/r sich (noch) nicht lohnt oder 
  • der genaue Aufwand noch nicht bekannt ist.   

Tipp: Geeignet ist der Einsatz von Externen außerdem für Projektarbeiten, zur Überbrückung oder bei Spitzen. 

Erfahre mehr zum Thema Outsourcing im Allgemeinen und was es dabei zu beachten gibt.

8 Aufgaben-Bereiche, die Dir ein Büroservice abnehmen kann

Handelt es sich um einen Büroservice, der Bürodienstleistungen anbietet, kann das Spektrum an Leistungen groß sein. Einige Aufgaben für Dich im Überblick

  • Schreibarbeiten: Hierzu gehören private oder geschäftliche Korrespondenz, Transkriptionen oder Rechnungen.
  • Büromanagement / -organisation: Neben der Organisation von Ablage, können Terminkoordination, Reisemanagement, Organisation von Veranstaltungen, Erstellung und Verwaltung von Listen und viele weitere Aufgaben ausgelagert werden.
  • Datenpflege: Datenpflege ist das A&O für ein gutes CRM (Customer-Relationship-Management) und bringt Ordnung und Struktur ins Datenchaos. 

Hinweis: Hier gilt es die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung zu beachten. * 

  • Lektoratsarbeit:  Ein gut formulierter Text ist Gold wert und zur Rechtschreibprüfung oder für hilfreiche Anmerkungen ist ein weiteres paar Augen nützlich.  

Tipp: Verlassen Sie sich nicht allein auf die Rechtschreibprüfung Ihres eigenen Schreibprogramms. Diese sind mal besser, mal schlechter, aber meiner Erfahrung nach nicht immer fehlerfrei.

  • Social Media Management: Viele virtuelle Assistenten bieten zudem spezielle Online-Leistungen an, beispielsweise die Erstellung von Posts oder das Verwalten von Nachrichten und Kommentaren. Der Aufbau einer Community kann ebenfalls über einen Büroservice durchgeführt werden. Denn gerade Social Media kann sehr viel Zeit kosten.
  • Online-Marketing: Des Weiteren ist ein zunehmendes Angebot im Online-Marketing bei den virtuellen Bürodienstleistern zu beobachten. Vorteil: Diese Leistungen werden somit für Einzelunternehmer oder kleinere Unternehmen zugänglich. Denn Marketing über einen Büroservice ist in der Regel kostengünstiger als über eine Agentur.
  • Telefonservice: Wie bereits beschrieben, kann die Telefonannahme und Terminkoordination übernommen werden.
  • Buchhaltung: Buchhaltungsaufgaben oder vorbereitende Buchhaltung kann mit vorliegenden Qualifikationen extern ebenfalls bearbeitet werden.  

Mehr zu meinen Leistungen erfährst Du hier. Solltest Du weitere Wünsche haben, kontaktiere mich gerne. Eventuell kann einer meiner Kooperationspartner weiterhelfen. 

Virtuelle Assistenz – Büroservice von heute?

Weißt Du was eine virtuelle Assistenz (VA) ist? Eine VA beschreibt im Prinzip einen digitalen Büroservice. Hierbei handelt es sich oft um ein Einzelunternehmen. Viele sind in Netzwerken aktiv und können so themenübergreifend weiterhelfen. Dies ist nicht nur für Online-Unternehmen oder digitale Nomaden interessant. Lokale Unternehmen können von solch einem Dienst genauso profitieren. Denn die Arbeit und Kommunikation verläuft virtuell. Alles was Du benötigst, ist ein Laptop/PC und eine Internetverbindung.

Tipp: Gerade virtuelle Assistenten übernehmen Aufgaben aus dem Online-Bereich, sei es Social Media Management oder Online-Marketing.


Kontaktiere mich gerne bei Fragen.

Was kostet mich ein Büroservice / eine virtuelle Assistenz?

Zu guter Letzt stellt Du Dir sicherlich die Frage nach den Kosten. Ein weiterer Vorteil an einem Büroservice ist, dass Du im Gegensatz zu einer eigenen Arbeitskraft

  • keine Lohnfortzahlungen, z.B. bei Urlaub oder Krankheit, hast.
  • Du musst keine Gehaltsabrechnung erstellen, sondern nur eine Rechnung bezahlen.

Die Abrechnung kann nach Stunden, Pauschalen, Tagessätzen oder Stundenpaketen erfolgen. Texte werden häufig mit einem Wortpreis berechnet. Die Kosten der einzelnen Büroservice-Unternehmen und virtuellen Assistenzen schwanken dabei stark. Je nach Region und Leistung gibt es große Unterschiede. 

Erfahre mehr über meine Preise: Gerne können wir in einem unverbindlichen Vorgespräch Deine Situation individuell besprechen. Spezielle Angebote sind dabei möglich! 

Du hast Interesse an einem Büroservice oder einer virtuellen Unterstützung? Ich freue mich auf Deine Kontaktaufnahme!

Deine virtuelle Assistentin Kristina 

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